Nach der Vorbereitungsphase empfiehlt der Psychologe im Hauptteil annäherungsweise folgende Gliederung:
- Der Vorgesetzte erläutert Beobachtungen, Sachverhalte, Kritik
- Der Mitarbeiter erhält Gelegenheit, dazu ausführlich Stellung zu nehmen
- Beide Gesprächspartner stellen fest, wo welche Übereinstimmungen liegen
- Für unterschiedliche Beobachtungen und Wertungen werden möglichst weitere Quellen/Sichtweisen hinzugezogen
- Bleibende Differenzen werden sachlich definiert
- Wie wäre der optimale Zustand? Der Mitarbeiter beschreibt ihn möglichst zuerst. Die Beteiligten versuchen, eine gemeinsame Basis zu finden
- Der Mitarbeiter und im Anschluss der Vorgesetzte bewerten die Situation
- Der Vorgesetzte würdigt die (ggfs. vermuteten) positiven Motive des Mitarbeiters
- Der Mitarbeiter und im Anschluss der Vorgesetzte formulieren aus ihrer jeweiligen Sicht die Konsequenzen
- Der Mitarbeiter fasst die wichtigsten Gesprächsergebnisse zusammen
- Vereinbarungen werden möglichst schriftlich dokumentiert
Da Kritikgespräche auf beiden Seiten Emotionen verarbeiten und auslösen - u.U. in extremem Ausmaß -, erläutert Peter Weber ausführlich, wie der Vorgesetzte die eigenen Empfindungen und die Gefühle des Gegenübers einschätzen und berücksichtigen kann. Werden die Emotionen ignoriert, ist das Gespräch zum Scheitern verurteilt.
